Membuat RFQ/Request for Quotation

Pengertian RFQ/Request for Quotation

RFQ merupakan suatu langkah yang diambil oleh suatu bisnis ketika akan melakukan penawaran yang biasanya dilakukan kepada vendor ataupun penyedia barang.

Dalam hal ini, biasanya penawaran yang diberikan akan berisi detail dari produk seperti jasa, barang, ataupun proyek. Selain mencantumkan hal tersebut, di dalam RFQ juga terdapat anggaran yang tersedia dalam memproduksi barang atau jasa tersebut.

Anggaran yang tertera pada RFQ tadi, nantinya akan disesuaikan oleh pihak vendor dengan mengatur spesifikasi atau kualitas barang yang diminta.

Maka, inti dari penggunaan RFQ ini adalah berfokus pada penyesuaian estimasi anggaran produksi dengan hasil barang yang diinginkan.

Nah, untuk mengetahuinya lebih jelas, berikut ini adalah proses yang biasanya dilakukan pebisnis dalam menerapkan RFQ

Langkah dan Proses RFQ

Seperti yang disampaikan di awal jika RFQ ini dilakukan ketika akan perancangan suatu produksi barang dan jasa. Nah dalam hal ini, tentu RFQ dilakukan saat permulaan dari bisnis.

Ketika RFQ yang dirancang tersebut telah diselesaikan dan diajukan kepada pihak vendor, maka pihak vendor akan menyesuaikan dengan memberikan daftar dari barang dan juga jasa yang sesuai dengan permintaan di dalam RFQ.

Nah, daftar barang tersebut nantinya akan berisikan estimasi harga dari produksi barang ataupun jasa yang dibutuhkan.

Ketika pihak vendor menerima permintaan RFQ ini, biasanya ada beberapa hal lain yang disampaikan oleh pihak vendor terhadap perusahaan.

Biasanya hal ini bertujuan untuk menarik kerjasama dengan perusahaan yang memberikan pengajuan RFQ. Untuk mengetahui apa saja yang perlu disampaikan, berikut adalah detail yang biasanya dicantumkan oleh pihak vendor dalam menanggapi permintaan RFQ.

  • Mencantumkan pengalaman vendor dengan perusahaan serupa yang telah bekerjasama.
  • Mencantumkan keunggulan seperti fleksibilitas dari vendor itu sendiri.
  • Memberikan testimoni berupa proyek yang telah selesai dengan waktu yang tepat dan efisien.
  • Melampirkan keunggulan yang menjadikan vendor tersebut mampu menyelesaikan lebih baik dibanding dengan vendor lainnya.
  • Dalam hal ini Anda dapat memastikan dan menganalisis kembali untuk mempertimbangkan tahap selanjutnya yaitu tahap kerjasama.

Dalam hal ini pengajuan RFQ belum dalam tahap kerjasama, karena masih dalam tahap penawaran atau negosiasi. Kedua pihak harus setuju terlebih dahulu atas penawaran RFQ yang diberikan dan diterima.

Karena tidak adanya kontrak kerja ini perusahaan yang mengajukan kepada vendor belum tentu akan maju ke tahap proyek.

Sehingga pastikan Anda memilih pihak vendor yang tepat agar proses produksi barang akan tetap lancar.

Tujuan RFQ

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Transaksi
Fungsi pertama dari RFQ adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses pengadaan barang. Dengan menggunakan proses ini, proses pengadaan barang dapat dilakukan lebih cepat sebab akan diketahui dengan mudah estimasi penyedia yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

2. Memudahkan Proses Procurement
Karena berisi mengenai kebutuhan dan total anggaran yang dimiliki buyer, maka pihak seller juga dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan spesifikasi tersebut. Proses ini akan mengurangi tahapan tanya-jawab seputar kebutuhan buyer dan kemampuan seller dalam menyediakan barang dan jasa yang diminta. Jika seller tidak merasa permintaan dari buyer masuk pada range-nya sebagai penyedia, maka seller bisa dengan mudah tidak merespon atau menyatakannya pada buyer.

3. Mengurangi Risiko yang Terjadi dalam Pengadaan
Estimasi yang dicantumkan dalam RFQ adalah estimasi yang telah diukur dengan baik oleh buyer. Baik dari segi harga, jumlah, dan kualitas produk yang dibutuhkan, dapat dilihat secara langsung oleh seller. Seller kemudian dapat mencocokannya dengan kemampuan penyediaan yang dimiliki, sehingga dengan mudah dapat ditemukan seller yang sesuai.

4. Lead Time yang Lebih Singkat
Berbekal berkas dengan data kebutuhan dan semua yang terkait dalam pengadaan, proses pencarian penyedia akan berjalan lebih cepat. Spesifikasi dan harga yang tercantum dalam berkas ini juga sebagai proses seleksi dari penyedia yang mau menjalin kerjasama dengan perusahaan dalam rangka pengadaan yang dilakukan.

Contoh RFQ 




Gambar 1. Contoh RFQ

Gambar 2. Contoh Form RFQ

Sekian yang dapat saya sampaikan kurang lebihnya mohon maaf Teman temn.








Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tugas Bagian Purchasing dan Flowchartnya

Gambar
Pembahasan Flow Chart PURCHASING Apa itu PURCHASING? Purchasing juga biasa disebut sebagai buyer. Purchasing adalah divisi yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan. Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan baku atau kebutuhan lainnya. Purchasing bertugas membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh divisi lain. Rata-rata setiap perusahaan menghabiskan hingga 70% pendapatannya untuk melakukan pembelian. Apalagi perusahaan manufaktur atau yang berkaitan dengan memproduksi barang. Di sini, seorang Purchasing harus bisa mencari bahan baku atau barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan divisi lain. Oleh karena itu, staf Purchasing harus memahami apa kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan seperti apa perencanaan perusahaan di masa depan. Proses membeli barang tidak semudah yang dibayangkan. Jika Anda beli barang untuk kebutuhan pribadi, jika harga dan kualitasnya cocok pasti langsung dibeli. Namun, tim Purchasing harus ...
Baca selengkapnya

Pay Invoice with Payment

Gambar
  Pay Invoice with Payments Setelah membuat invoice, biasanya kita melakukan pembayaran melalui  button  Register Payments. Pada kesempatan ini, kita akan mencoba membayar Invoice melalui menu Payments. Kemudian pembayaran akan dibayarkan 2 kali atas 1 invoice yang sama. Berikut skenario yang akan dijalankan Skenario Pay Invoice with Payments — 1 Invoice 2 Payments Pertama, buat vendor Bills dengan cara masuk ke modul Accounting > Vendors > Bills 2. Isikan Draft Vendor Bill tersebut sesuai skenario di atas Tampilan Draft Vendor Bill 3. Klik Confirm, dan status Draft akan berubah menjadi Posted. Serta nama Bill sekarang menjadi BILL/2023/03/0003 Tampilan Vendor Bill 4. Kemudian karena kita ingin mencoba melakukan pembayaran melalui menu Payments (bukan langsung dari Register Payments), maka kita ke menu Vendors > Payments Vendors — Payments 5. Klik Create pada menu Payments, isikan data Payments seperti berikut. Kemudian klik Confirm. *pada kolom Memo kita dapat m...
Baca selengkapnya

Melakukan Setting Nama Company/Perusahaan pada Odoo 16.0

Melakukan Setting Nama Company/Perusahaan pada Odoo 16.0 Untuk melakukan setting company, sebelumnya kita harus mengaktifkan mode pengembang terlebih dahulu dengan cara :  1. Pilih Setting/pengaturan. 2. Kemudian pilih general setting/pengaturan umum. 3. Klik Activate Developer Mode/Aktifkan mode pengembang. Selesai Untuk melakukan setting company adalah sebagai berikut :  1. Klik Setting/Pengaturan 2. Pilih Users&Companies/Pengguna&Perusahaan. 3. Pilih Perusahaan/Company. 4. Lakukan pengeditan nama perusahaan, alamat dan lain lain sesuai yang dibutuhkan dan diinginkan. 5. Jika sudah klik enter dan refresh agar tersimpan. 6. Setting Perusahaan selesai. Sekian yang dapat saya sampaikan.
Baca selengkapnya