Simulasi Order To Cash (O2C) Pada Odoo 16.0

 

          

                            ORDER TO CASH ( O2C ) & CRM

LANGKAH-LANGKANYA BERIKUT INI :

Membuat 4 user baru sesuai role

Pertama-tama, kita perlu membuat 4 user baru yang akan menjadi aktor dari simulasi kita kali ini, yaitu Akuntan untuk bagian Finance & Accounting, Sales untuk bagian Sales, Inventory untuk bagian penerimaan atau receiving, dan CRM untuk bagian Marketing.

Berikut langkah-langkah yang dapat kalian ikuti.

1. Pergi ke halaman Settings dan pilih Users & Companies dan pilih Users. Lalu, klik button Create untuk membuat user baru.

2. Masukkan nama user baru yang diinginkan. Kemudian, tentukan perannya dan atur role dari user tersebut dengan menjadikannya administrator sesuai role.

3. Untuk Inventory, maka user tersebut hanya akan menjadi administrator pada field Inventory, sementara yang lainnya akan menjadi blank.

4. Untuk Sales, maka user tersebut hanya akan menjadi administrator pada field Sales, sementara yang lainnya akan menjadi blank.

5. Terakhir, untuk CRM, maka user tersebut hanya akan menjadi administrator pada field Sales, sementara yang lainnya akan menjadi blank.

Tahap Leads

Pada langkah ini, kita perlu memasukkan kontak calon customer ke dalam sistem Odoo sesuai dengan skenario sebelumnya. Proses ini akan diurusi oleh bagian Marketing melalui Cika CRM pada modul CRM.

1. Klik ikon Home Menu dan pilih CRM untuk pergi ke modul CRM.

2. Pada modul CRM, pilih Leads pada navigation bar karena kita akan membuat leads baru.

3. Selanjutnya, kita klik button CREATE yang ada di bagian atas, sehingga muncul tampilan, sebagai berikut:

4. Setelah itu, masukkan data-data yang telah dibuat pada skenario.

Tahap Opportunities

1. Untuk melakukan langkah ini, kita bisa melakukannya langsung setelah menyimpan leads pada langkah sebelumnya.

2. Kita dapat pilih dan klik button CONVERT TO OPPORTUNITY. Lalu pada tampilan pop-up yang terlihat, pastikan untuk memilih radio button terpilih Convert to Opportunity pada bagian Conversion Action, serta pada bagian Customers menjadi Create a New Customer.

3. Klik button CREATE OPPORTUNITY jika sudah yakin, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:

6. Setelah itu, kita perlu kembali ke My Pipeline melalui pilihan Sales pada navigation bar untuk mengedit data opportunities yang telah kita convert.

7. Klik opportunities yang ingin diedit pada bagian New karena kita baru saja membuat opportunities tersebut.

8. Lengkapi data pada Office Equipment Project sesuai dengan skenario yang diberikan untuk field Expected Revenue, Probability, Expected Closing, dan Priority. Selanjutnya, klik ikon cloud untuk Save Manually dan tampilan akan menjadi sebagai berikut.

Terlihat pada log note terjadi perubahan status, mulai dari perubahan dari lead menjadi opportunity, kemudian adanya perubahan expected revenue yang mulanya Rp0 menjadi Rp15,000,000.

Terlihat pada log note bahwa terjadi perubahan status menjadi Opportunity won serta adanya tanda hijau dengan tulisan WON di bagian kanan atas.

Tahap Quotation

1. Pertama, kita perlu pergi ke modul Sales terlebih dahulu melalui Home Menu dan memilih Sales.

2. Klik button CREATE untuk membuat Quotation, sehingga muncul tampilan berikut:

3. Kita perlu mengisi field-field yang kosong tersebut dengan skenario yang telah dijelaskan sebelumnya. Kemudian, setelah selesai dapat mengeklik ikon Cloud atau Save Manually

4. Selanjutnya, kita perlu mengirimkan Quotation tersebut kepada customer. Kita dapat klik button SEND BY EMAIL,Secara default, Odoo sudah memberikan template, namun dapat kita sesuaikan jika diperlukan. Setelah selesai, kita dapat mengeklik button SEND.

5. Setelah Quotation terkirim, maka pada log note akan terdapat aktivitas baru

6. Terlihat bahwa pada status dokumen telah berubah menjadi QUOTATION SENT.

Tahap Sales Order

1. Klik button CONFIRM di sebelah kiri atas untuk melakukan konfirmasi pada dokumen Quotation.

2. Yey, kita sudah berhasil membuat dokumen Sales Order dan status dokumen juga sudah berubah menjadi SALES ORDER. ✨

Tahap Delivery

1. Kita perlu pergi terlebih dahulu ke modul Inventory melalui Home Menu.

2. Pada halaman modul Inventory, pilih dan klik Delivery Orders yang berada di tampilan tengah layar sebagai berikut:

3. Pada daftar yang ditampilkan, pilih dokumen Delivery Order yang sesuai dengan nomor dokumen Sales order kita sebelumnya

4. Kita kembali ke dokumen Delivery Order untuk melakukan validasi kesediaan stok dan melakukan pengiriman. Klik button VALIDATE pada bagian pojok kiri atas.

5. Dengan demikian, kita telah berhasil mengirimkan barang. Selanjutnya kita perlu membuat customer invoice untuk melakukan penagihan

Tahap Customer Invoice

1. Pada halaman Quotation di modul Sales, user Sales harus membuat draft invoice terlebih dahulu dengan mengeklik button CREATE INVOICE pada bagian sebelah kiri atas.

3. Setelah itu, draft invoice telah terbuat

4. Setelah berhasil membuat draft invoice, kita perlu melanjutkan langkah selanjutnya ke bagian Finance & Accounting. Disini, kita akan menggunakan akun dari Akuntan, kemudian pergi ke modul Invoicing melalui Home Menu.

6. Pada tampilan halaman draft invoice, kita perlu melakukan konfirmasi penagihan yang dapat dilakukan dengan mengeklik button CONFIRM.

7. Setelah customer invoice tersebut dikonfirmasi, maka beberapa perubahan akan tercatat pada log note, yaitu perubahan dari draft invoice menjadi dokumen invoice.

8. Selanjutnya, kita akan mengirimkan customer invoice ini, kita perlu mengeklik button SEND & PRINT dan muncul tampilan pop-up sebagai berikut. Kita dapat memilih opsi yang tersedia, seperti Print, Send by Print, dan Email. Namun, kali ini kita pilih Email saja. Kemudian, kita juga dapat menyesuaikan badan email apabila diperlukan. Jika sudah, maka kita dapat mengeklik button SEND.

9. Setelah customer invoice dikirim, maka akan terlihat perubahan pada log note berupa penambahan aktivitas pengiriman invoice.

10. Setelah customer invoice kita kirimkan maka kita perlu mengonfirmasi pembayaran tersebut dengan mengeklik button REGISTER PAYMENT.

12. Setelah itu, tampilan akan menjadi sebagai berikut yang mana akan terdapat tanda PAID berwarna hijau pada dokumen invoice sebagai tanda bahwa customer telah melakukan pembayaran.

untuk penjelasan lebih jelasnya bisa dilihat pada video youtube pada link dibawah ini :

https://youtu.be/5DVJ6BAtuHA