Pay Invoice with Payment

 

Pay Invoice with Payments

Setelah membuat invoice, biasanya kita melakukan pembayaran melalui button Register Payments. Pada kesempatan ini, kita akan mencoba membayar Invoice melalui menu Payments. Kemudian pembayaran akan dibayarkan 2 kali atas 1 invoice yang sama. Berikut skenario yang akan dijalankan

Skenario Pay Invoice with Payments — 1 Invoice 2 Payments

1. Pertama, buat vendor Bills dengan cara masuk ke modul Accounting > Vendors > Bills

2. Isikan Draft Vendor Bill tersebut sesuai skenario di atas

Tampilan Draft Vendor Bill

3. Klik Confirm, dan status Draft akan berubah menjadi Posted. Serta nama Bill sekarang menjadi BILL/2023/03/0003

Tampilan Vendor Bill

4. Kemudian karena kita ingin mencoba melakukan pembayaran melalui menu Payments (bukan langsung dari Register Payments), maka kita ke menu Vendors > Payments

Vendors — Payments

5. Klik Create pada menu Payments, isikan data Payments seperti berikut. Kemudian klik Confirm. *pada kolom Memo kita dapat menambahkan note berisi nama Bill yang di-refer agar membantu proses pembayaran.

Tampilan Payments 1

6. Kita kembali pada Vendor Bill sebelumnya, klik Refresh dan akan muncul notifikasi berikut bahwa terdapat pembayaran atas bill ini dan kita dapat mengalokasikannya atas invoice ini

Tampilan Vendor Bill — After 1 Payment

7. Jika kita turun ke bawah sedikit, maka akan terdapat section ‘Oustanding debits’ . Kita dapat mengklik Add pada bagian tersebut yang artinya kita mendaftarkan payment tersebut atas invoice ini

Tampilan Outstanding debits

8. Kita klik Add dan tampilan akan muncul tag Partial berikut ini. Kemudian pembayaran 60% atas total sesuai skenario telah berhasil ditambahkan, dan terlihat bahwa sisa dari totalnya masih perlu dibayarkan

Tampilan Vendor Bill — Tag Partial

Tampilan Vendor Bill — Amount Due

9. Untuk melanjutkan pembayaran kedua, langkah yang perlu dilakukan sama dengan langkah sebelumnya. Yaitu kembali melakukan Create payment dan mengisi amount sejumlah 40% sisa dari total invoice.

Tampilan Payments 2

10. Kembali lagi ke vendor bill, Refresh dan akan muncul notifikasi outstanding bills kembali. Add debits tersebut ke dalam invoice sama seperti langkah sebelumnya.

Tampilan Outstanding debits — 2

11. Setelah klik Add, maka pembayaran kedua yaitu pelunasan 40% sisa dari total tagihan juga telah berhasil didaftarkan atas bill yang sama

Tampilan Vendor Bill — After 2 Payments

Dengan begini artinya 2 proses payment sudah berhasil diselesaikan. Akan terlihat bahwa pembayaran dilakukan 2 kali beserta besar nominal tiap pembayaran, dan amount sisanya sudah menjadi 0.

Author’s Note

Proses payment biasanya langsung menggunakan ‘Register Payment’ atas bill terkait. Namun pada skenario ini, saya belajar membayar langsung menggunakan menu Payments. Baru kemudian me-register payment tersebut (dengan memilih) ke dalam invoice yang ingin dibayarkan.

Secara umum prosesnya menarik, dan skenario tersebut bisa saja lumrah dilakukan oleh pihak Accounting sehingga tidak perlu selalu membukan invoice satu-satu. Proses pembayaran bisa dilakukan berkali-kali terlebih dahulu atas pembayaran yang berbeda-beda. Baru kemudian mendaftarkan pembayaran tersebut ke dalam invoice terkait.

Thank you