Pembahasan Flow Chart PURCHASING

Apa itu PURCHASING?

Purchasing juga biasa disebut sebagai buyer. Purchasing adalah divisi yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan. Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan baku atau kebutuhan lainnya. Purchasing bertugas membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh divisi lain.

Rata-rata setiap perusahaan menghabiskan hingga 70% pendapatannya untuk melakukan pembelian. Apalagi perusahaan manufaktur atau yang berkaitan dengan memproduksi barang. Di sini, seorang Purchasing harus bisa mencari bahan baku atau barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan divisi lain.

Oleh karena itu, staf Purchasing harus memahami apa kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan seperti apa perencanaan perusahaan di masa depan. Proses membeli barang tidak semudah yang dibayangkan. Jika Anda beli barang untuk kebutuhan pribadi, jika harga dan kualitasnya cocok pasti langsung dibeli. Namun, tim Purchasing harus bisa mencari produk dan jasa yang paling cocok dengan harga terbaik.

Alur Kerja PURCHASING

1. Melakukan Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian, Purchasing harus rapat bersama divisi terkait untuk melakukan perencanaan. Tim buyer harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan jadi kebutuhan bisnis Anda. Bersama dengan pemilik perusahaan, tim Purchasing membuat keputusan bersama apakah akan melakukan pembelian atau menyewa.

Saat melakukan perencanaan, tim Purchasing harus mengetahui anggaran dari proses pengadaan. Alasannya agar pembelian tidak melebihi budget dan mempengaruhi pendapatan bersih perusahaan. Selain itu, tim bisa menggunakan analisa Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi sesuai rincian biaya yang dikeluarkan.

Saat melakukan analisa TCO, tim Purchasing bukan hanya mencari barang dengan harga termurah, namun juga barang dengan value for money yang paling baik. Saat melakukan perencanaan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:

Apakah harus beli atau sewa barang dan jasa yang dibutuhkan
Tujuan penggunaan barang dan jasa
Kapan supplier bisa menyediakan barang dan jasa tersebut
Berapa harga dan margin keuntungan yang diambil supplier
Kelebihan apa saja yang ditawarkan setiap supplier
Berapa total anggaran untuk pembelian barang dan jasa
Di mana lokasi barang dan jasa diproduksi
Berapa lama waktu dibutuhkan untuk mengirim barang dan jasa yang dipesan
Sejauh apa lokasi supplier dari lokasi pabrik atau kantor Anda
Sebagus apa reputasi supplier dan seberapa cepat bisa menyediakan kebutuhan perusahaan.

2. Memilih Supplier yang tepat

Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier yang paling cocok. Disarankan untuk memilih supplier yang memiliki reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan dukungan teknis jika dibutuhkan.

Untuk menjaga operasional tetap lancar, disarankan memilih supplier yang jaraknya paling dekat dengan pabrik atau kantor. Tujuannya agar biaya transportasi lebih hemat dan barang atau jasa bisa sampai tepat waktu. Untuk mendapat harga yang lebih baik atau pengadaan lebih cepat Anda bisa mengadakan kerjasama untuk jangka panjang.

Keuntungan dari bekerjasama dengan supplier langganan adalah: lebih hemat waktu dalam pengadaan, bisa dapat harga lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak perlu repot-repot mencari supplier baru.

3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi

Langkah selanjutnya yang dikerjakan oleh Purchasing adalah melakukan bidding atau penawaran. Penawaran yang dilakukan berdasarkan Request for Information (RFI). Dokumen RFI berisi tentang kemampuan supplier dibandingkan biaya yang dikeluarkan perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan lama waktu pengiriman, serta jatuh tempo pembayaran.

Setelah melakukan penawaran, selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Proses ini sangat penting agar Anda dan supplier bisa saling memahami apa kebutuhan pengadaan. Saat bernegosiasi, Anda bisa menyesuaikan dan mengoreksi beberapa poin pada RFI sebelum dibuatkan MoU atau Perjanjian Kerjasama.

Setelah proses negosiasi selesai, langkah terakhir adalah melakukan pembelian. Purchasing adalah tim yang bertugas memberikan PO atau Purchasing Order kepada Supplier. Setelah barang atau jasa pesanan sampai, supplier akan memberikan invoice dan selanjutnya Purchasing yang memproses pembayaran.